REGLEMENT INTERIEUR – PREVEAM
PREAMBULE
Article 1
Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 18 des statuts. Il complète ces derniers en traitant les divers points non précisés dans les statuts.
ADHESION
Article 2
Tout employeur dont l’entreprise ou l’établissement remplit les conditions fixées par les statuts peut adhérer à PREVEAM en vue de l’application de la Santé au Travail.
Article 2.2-Convention avec les membres non adhérents
Les conventions évoquées à l’article 5 des statuts se font de manière individuelle.
Elles font l’objet d’un renouvellement par tacite reconduction et d’une réévaluation tarifaire annuelle fixée par le conseil d’administration au plus tard le 15 décembre, pour l’année suivante.
Dans le cas contraire, l’augmentation sera identique à celle de la cotisation des adhérents du secteur privé.
Article 2.3-Convention avec les membres adhérents
Des prestations complémentaires peuvent faire l’objet de conventions avec facturation complémentaires avec les adhérents, notamment dans le cadre de l’article L. 2011-867 (« aide à l’employeur pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail »), en fonction des priorités définies dans le projet de service et des ressources disponibles.
Article 3
L’adhésion ne sera effective qu’à réception, par PREVEAM, du dossier complet dûment complété ainsi que du règlement des cotisations dues.
Ce dossier comprend :
- le contrat d’adhésion, dont le modèle est établi en deux exemplaires par PREVEAM et qui doit être signé par le représentant légal de l’entreprise. En signant le contrat d’adhésion, l’employeur s’engage à en respecter les obligations qui résultent des statuts et du règlement intérieur ainsi que les prescriptions législatives et réglementaires auxquelles il est tenu de se conformer dans le domaine de la Santé au Travail ;
- une liste du personnel qui est à compléter ;
- le bordereau de calcul des cotisations reprenant le nombre de salariés suivis ;
- le diagnostic « santé-sécurité au travail » ;
- le tableau « liste des produits chimiques utilisés ».
Lors de la demande d’adhésion, PREVEAM adressera, entre autres, au futur adhérent, les documents suivants : les statuts, le règlement intérieur, de la documentation et des informations sur la Santé au Travail.
Ces documents sont à conserver par l’adhérent.
L’adhésion est confirmée à l’entreprise par courriel, accompagné d’un exemplaire du contrat d’adhésion signé.
L’employeur dispose d’un délai de 3 mois à compter de la date de l’envoi du dossier d’adhésion pour le retourner à PREVEAM dument complété.
L’adhésion est donnée sans limitation de durée.
Il est précisé que l’adhérent, préalablement à tout transfert de données personnelles concernant ses salariés, a fait son affaire des obligations d’information des salariés concernés et s’est conformé à toute obligation de notification et/ou d’enregistrement précisée par les Lois relatives à la Protection des Données.
Article 4
Dans le cadre de la procédure « nouvel adhérent », obligation est faite à l’adhérent de recevoir un assistant santé-travail pour une présentation du service et une visite de repérage des risques.
Article 5
Dans les six mois qui suivent l’adhésion, l’employeur adresse à PREVEAM un document précisant le nombre et la catégorie des salariés à suivre et les risques professionnels auxquels ils sont exposés.
Ce document est établi après avis du médecin du travail et soumis au comité d’entreprise.
DEMISSION
Article 6
L’adhérent qui entend démissionner doit en informer PREVEAM par lettre recommandée avec avis de réception 3 mois avant la fin de l’année civile. Il devra, en outre, payer les cotisations échues, celles de l’année courante ainsi que toutes les sommes dont il pourrait être débiteur envers PREVEAM.
La démission prend effet au 1er janvier de l’exercice suivant la date d’expiration du préavis.
PREVEAM confirme la prise d’acte de démission par courrier
RADIATION
Article 7
La radiation prévue à l’article 7 des statuts peut être notamment prononcée dans les cas suivants :
- retard ou non-paiement des cotisations ou factures émises ;
- refus de fournir les informations nécessaires à l’exécution des obligations en Santé au Travail tels que la liste nominative du personnel, la liste des produits utilisés, la liste des salariés soumis à Suivi Individuel adapté (SIA), un Suivi Individuel Renforcé (SIR), les embauches, les départs, les reprises de travail, la liste des salariés ayant eu un accident de travail d’une durée inférieure à 30 jours ;
- opposition à l’accès aux lieux de travail ;
- infraction aux statuts et règlement intérieur de PREVEAM.
Ainsi que toute entrave dans l’exécution des missions de l’équipe pluridisciplinaire en Santé au Travail.
TRAÇABILITE DES EXPOSITIONS
Article 8
Pour chaque salarié exposé à des risques professionnels particuliers, l’employeur établit une fiche individuelle des conditions de cette exposition.
Cela concerne :
- l’amiante, article R 4412-120 du Code du Travail
- le milieu hyperbare, article R 4461-13 du Code du Travail
- les rayonnements ionisants, articles R 4451-57, R 4451-88 du Code du Travail
- les rayonnements optiques artificiels, R 4452-23, R 4452-22 du Code du Travail
L’adhérent s’engage à transmettre cette fiche au médecin de PREVEAM en charge du dossier du salarié. Les mises à jour éventuelles doivent également être transmises.
PARTICIPATION AUX FRAIS D’ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT
Article 9
La cotisation annuelle due, pour chaque salarié déclaré à PREVEAM, couvre l’ensemble des charges résultant de la surveillance réglementaire qu’elle soit médicale ou technique.
Le temps passé par les salariés pour bénéficier des examens médicaux, y compris les examens complémentaires, demeurent dans tous les cas à la charge exclusive de l’adhérent qui supporte en outre les frais de transports nécessités par ces examens.
Article 10
Les modalités et les bases de calcul de la cotisation sont fixées annuellement par le Conseil d’Administration de façon à couvrir l’ensemble des frais d’installation, d’équipement et de fonctionnement mis en œuvre pour s’adapter à l’évolution des besoins en Santé au Travail des adhérents du service. Ces bases et taux de cotisation sont ratifiés par l’Assemblée Générale.
Article 11
La cotisation est due pour tout salarié figurant à l’effectif de l’entreprise au cours de la période à laquelle cette cotisation se rapporte, même si le salarié a fait partie des effectifs uniquement pendant une partie de ladite période. En cours d’année, PREVEAM émet des factures de régularisation.
Article 12
La facture des cotisations annuelles est adressée à chaque adhérent en début d’année. Elle est calculée sur la base de l’effectif présent au moment de l’édition de la facture et sont également inclus les salariés sortis de l’effectif mais qui ont bénéficié d’une prestation entre le 1er janvier et la date d’édition de la facture annuelle.
Article 13
Pour les entreprises de plus de 50 salariés qui en font la demande, la facturation peut être faite trimestriellement. Le taux de la cotisation est alors divisé en 4 lors de chaque émission de facture.
Une régularisation sera effectuée en fin d’année.
Article 14
Les frais forfaitaires de constitution de dossier par salarié sont demandés à l’adhésion. Leur montant est fixé par le Conseil d’Administration chaque année et ratifié par l’Assemblée Générale.
Article 15
En cas de déplacement du camion médical, des frais forfaitaires par salarié font l’objet d’une facturation distincte. Le montant de ces frais est fixé par le Conseil d’Administration chaque année et ratifié par l’Assemblée Générale.
Article 16
En cas de rendez-vous non décommandé avant 5 jours ouvrés, PREVEAM se réserve la possibilité de facturer des indemnités fixées par le Conseil d’Administration et ratifiées par l’Assemblée Générale.
Article 17
Les factures adressées par PREVEAM à chaque adhérent, à l’occasion de chaque échéance, indiquent les bases de calcul de la cotisation, la périodicité et la date limite d’exigibilité.
Article 18
En cas de retard de paiement de cotisations supérieur à 15 jours, PREVEAM se réserve la possibilité de facturer à l’adhérent des intérêts de retard dont le taux est fixé par le Conseil d’Administration.
Article 19
En cas de non-règlement de la cotisation à l’expiration du délai fixé, PREVEAM peut mettre l’adhérent en demeure de régulariser sa situation dans un délai de 15 jours.
PREVEAM peut suspendre ses prestations à l’adhérent dans l’attente des règlements dus.
Conformément à l’article 7 des statuts, si la cotisation n’est pas acquittée, le Conseil d’Administration peut prononcer à l’encontre du débiteur, la radiation sans préjudice du recouvrement par toute voie de droit des sommes restant dues.
Lors de la réintégration, tous frais engendrés lors de l’exclusion pourront être réclamés à l’employeur.
ORGANISATION DES PRESTATIONS DE PRÉVÉAM
Article 20
Les prestations sont organisées durant les horaires d’ouverture de PREVEAM, soit du lundi au jeudi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 et le vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30.
Article 21
Les priorités du service sont déterminées à l’article L. 4622-10 du Code du Travail. Celles-ci sont appréciées dans le respect des missions générales de l’article L. 4622-2 du Code du Travail, des orientations de politique nationale en matière de protection et de promotion de la santé et de la sécurité au travail, d’amélioration des conditions de travail, ainsi que de son volet régional, des réalités locales et ce, dans le cadre d’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens.
Article 22
Le Service de Santé au Travail assure les examens auxquels les employeurs sont tenus en application de la réglementation de la Santé au Travail, à savoir :
- les visites d’information et de prévention initiales et périodiques ;
- pour les Suivis Individuels Renforcés (SIR) : les examens médicaux d’aptitude ou les visites intermédiaires périodiques ;
- les visites de pré-reprise ;
- les visites de reprise ;
- les visites occasionnelles à la demande du salarié, de l’employeur ou du médecin du travail ;
Article 23
À la demande du professionnel de santé, les salariés peuvent être convoqués à des examens complémentaires, permettant un suivi adapté de leur état de santé en fonction des risques professionnels.
Article 24
PREVEAM organise régulièrement, à destination de ses adhérents et de leurs salariés, des sessions d’information ou de sensibilisation sur différents thèmes.
Le planning des sessions est envoyé semestriellement aux adhérents par mail et il est consultable sur le site internet de PREVEAM ou sur simple demande.
ACTION EN MILIEU DE TRAVAIL
Article 25
PREVEAM prend toutes les dispositions pour permettre à l’équipe pluridisciplinaire de remplir sa mission en milieu de travail, telle qu’elle est prévue, notamment par les articles R. 4624-1 et suivants du Code du Travail.
Après information préalable par PREVEAM, l’adhérent s’engage à faciliter l’accès de son entreprise à tous les intervenants pluridisciplinaires.
Article 26
L’employeur informe annuellement le médecin du travail du calendrier retenu pour les réunions du CSE (Conseil Social et Economique) ou du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) pour les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. L’employeur confirme par écrit au moins quinze jours à l’avance la tenue de ces réunions. L’ordre du jour est communiqué au moins 3 jours avant la réunion.
LIEUX DES EXAMENS
Article 27
Les examens médicaux ont lieu sur décision de PREVEAM :
– soit dans l’un des centres fixes organisés par PREVEAM ;
– soit dans le centre mobile équipé par PREVEAM ;
– soit dans les locaux mis en place à l’intérieur de l’établissement, si ceux-ci répondent aux normes prévues par la réglementation.
L’affectation à chaque centre est décidée par PREVEAM et notifiée à l’adhérent
Article 28
A la suite de chaque visite, le professionnel de santé établit une attestation de suivi ou un avis d’aptitude ou d’inaptitude. Il en remet deux exemplaires au salarié qui en garde un et qui est chargé de transmettre l’autre à son employeur sauf cas particulier. Un exemplaire est conservé à PREVEAM dans le dossier médical informatisé du salarié.
L’attestation de suivi ou l’avis d’aptitude ou d’inaptitude doit être conservée par l’adhérent pour pouvoir être présentée, en cas de contrôle, à l’Inspection du Travail ou au Médecin Inspecteur du Travail.
SUIVI DES EFFECTIFS
Article 29
L’adhérent est tenu de mettre à jour la liste du personnel, adressée au moins une fois par an par PREVEAM, via le portail adhérent. Cette mise à jour doit obligatoirement indiquer, pour chaque salarié, la fonction, le code PCS-ESE (nomenclature des professions et catégories socioprofessionnelles des emplois salariés d’entreprise) de ladite fonction et le type de suivi. Si le salarié est déclaré en Suivi Individuel Adapté (SIA) ou en Suivi Individuel Renforcé (SIR) la nature du risque devra être précisée. En l’absence de la nature du risque, il sera appliqué un Suivi Individuel (SI).
L’employeur doit également indiquer les salariés sortis et ajouter les nouveaux embauchés.
Indépendamment de cette liste, pour chaque embauche ou départ de salariés de l’entreprise, l’employeur est tenu d’informer PREVEAM via le portail adhérent.
CONVOCATIONS AUX EXAMENS
Article 30
Les convocations aux examens, qui sont établies par PREVEAM, sont adressées au moins 7 jours ouvrés avant la date fixée (sauf en cas d’urgence ou exception) à l’adhérent, qui assure leur remise aux intéressés. En cas d’indisponibilité du salarié pour les jours et heures fixés, l’adhérent doit en aviser PREVEAM au moins 5 jours ouvrés avant la date prévue afin de planifier un nouveau rendez-vous si possible.
Toute demande d’annulation et de report de rendez-vous doivent être formulée par écrit et par le portail adhérent de préférence.
Article 31
Toute demande de visite doit se faire par le portail adhérent. Les demandes de visite de reprise sont complétées par l’envoi à l’adhérent du document « demande de visite de reprise » qu’il retourne pour complément d’information. Ce document est disponible sur le site internet de PREVEAM ou sur simple demande.
Article 32
Les convocations aux visites des salariés sont nominatives mais des modalités particulières peuvent être définies entre PREVEAM et l’adhérent.
Article 33
Il appartient à l’adhérent de rappeler à son personnel le caractère obligatoire des examens médicaux.
PREVEAM ne pourra être tenu responsable de l’absence d’examens médicaux lorsque l’employeur adhérent n’a pas satisfait à ses obligations d’information.
FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Article 34 – L’instance dirigeante : le Conseil d’Administration
PREVEAM est administré paritairement par un Conseil d’Administration, conformément aux statuts et à la réglementation en vigueur.
Le Conseil d’Administration est composé de dix membres : cinq sont des représentants des salariés des entreprises adhérentes, désignés par les organisations syndicales représentatives et les cinq autres membres sont des employeurs désignés par l’Assemblée Générale parmi les membres de PREVEAM.
En cas de renouvellement de mandat d’administrateur « employeur », un appel à candidature sera adressé avec la convocation à l’Assemblée Générale.
Ces candidatures, accompagnées du curriculum vitae de chaque postulant, seront étudiées lors de la tenue de l’Assemblée Générale.
Article 35 – L’instance de surveillance : la Commission de Contrôle
La Commission de Contrôle est constituée dans les conditions fixées par les dispositions réglementaires en vigueur.
Son Président est élu parmi les représentants des salariés, conformément aux dispositions légales.
La Commission de Contrôle est composée de neuf membres, six membres salariés, représentants les salariés des entreprises adhérentes, désignés par les organisations syndicales représentatives au niveau national et trois membres employeurs, représentants les entreprises adhérentes, désignés conformément aux textes en vigueur. Si, par défaut de candidature, le nombre de membres de la Commission de Contrôle n’atteint pas neuf, un procès-verbal de carence est établi par le Président de PREVEAM.
La Commission de Contrôle élabore son règlement intérieur qui précise notamment, le nombre de ses réunions annuelles, la possibilité et les modalités de réunions extraordinaires, les modalités selon lesquelles les représentants des employeurs désignent, parmi eux, le Secrétaire de ladite Commission et les conditions d’élaboration de l’ordre du jour de chaque réunion.
La convocation de chacun des membres de la Commission de Contrôle se fera par le Président de cette instance, quinze jours francs à l’avance, par une lettre comportant l’ordre du jour de la réunion.
Ce délai est porté à dix jours en cas de mise à pied d’un médecin du travail (Code du Travail art. R. 4623-20).
Cet ordre du jour, arrêté par le Président et le Secrétaire de la Commission de Contrôle, est également communiqué au Directeur Régional des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du travail et de l’Emploi.
Article 36 – Le Projet pluriannuel de Service
L’association établit un Projet de Service au sein de la Commission Médico Technique (CMT), qui est soumis pour approbation au Conseil d’Administration et fait l’objet d’une communication auprès des adhérents de l’association.
Ce Projet de Service définit les priorités d’action et s’inscrit dans le cadre du contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens.
Article 37 – La Commission Médico Technique
La Commission Médico-Technique est dédiée aux échanges professionnels entre les médecins du travail et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail, en présence du président du SSTI ou de son représentant. L’ensemble des métiers composant l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail y est représenté.
La Commission Médico-Technique est chargée d’élaborer le projet de service. Elle établit son règlement intérieur.
